Action Extérieure à l’Union européenne
No : OSCAR/ Subvention DP3/…/2014
Les clauses ci-après constituent les termes de référence (TDR) suivant lesquels l’Institut Panos Grands Lacs « le bénéficiaire ») accepte de donner mandat au cabinet d’audit X pour l’exécution d’une vérification des dépenses et l’établissement d’un rapport portant sur un contrat de subvention financée par l’Union Européenne via le projet OSCAR concernant le projet « Société Civile et Médias pour l’Amélioration de la participation féminine aux actions de développement » (SOMA) en sigle, no de contrat de subvention :BU/002/10.( le « contrat de subvention ») . La référence à l’ « administration contractante » dans le présent acte désigne le Projet OSCAR qui a signé le contrat de subvention avec le bénéficiaire et finance la subvention. L’administration contractante n’est pas partie au présent accord.
1.1 Responsabilités des parties au mandat
« Le bénéficiaire » est l’organisation qui perçoit la subvention et qui a signé le contrat de subvention avec l’administration contractante.
Il incombe au bénéficiaire de fournir un rapport financier sur l’action financée grâce au contrat de subvention qui respecte les termes et conditions du contrat de subvention et de veiller à ce qu’une comparaison puisse être effectuée entre celui-ci et son système de comptabilité et de tenue des comptes, ainsi que ses comptes et relevés. Il appartient au bénéficiaire de fournir des informations suffisantes et adéquates, à la fois financières et non financières, pour étayer le rapport financier.
Le bénéficiaire reconnaît que la capacité de l’auditeur d’exécuter les procédures imposées par le présent mandat dépend effectivement de l’accès total et inconditionnel qu’il lui garantit à son personnel et à son système de comptabilité et de tenue des comptes, ainsi qu’à ses comptes et relevés, ou que ses partenaires lui assurent, le cas échéant.
« L’auditeur » est chargé d’exécuter les procédures convenues de la façon définie dans les présents termes de référence et de soumettre un rapport d’observations factuelles au bénéficiaire. « L’auditeur » désigne le cabinet d’audit recruté pour le présent mandat et, plus spécifiquement, l’associé ou la personne du cabinet d’audit qui assume la responsabilité de la mission et de l’établissement du rapport émis au nom dudit cabinet et qui dispose de l’autorité nécessaire conférée par un organe professionnel, juridique ou réglementaire.
En souscrivant à ces TDR, l’auditeur confirme qu’il remplit au moins l’une des conditions suivantes :
L’auditeur et/ou le cabinet est membre d’une organisation nationale d’Experts comptables, qui est, elle-même, membre de l’ordre des professionnels comptables.
L’auditeur s’engage à réaliser cette mission conformément à la déontologie exposée dans les présents TDR.
1.2 Objet du mandat
Le présent mandat a pour objet le rapport financier final relatif au contrat de subvention pour la période du 11 juin 2014 au 31 juillet 2015. Et l’action intitulée « « Société Civile et Médias pour l’Amélioration de la participation féminine aux actions de développement .L’annexe 1 des présents TDR contient des informations sur le contrat de subvention.
1.3 Raison du mandat
Le bénéficiaire est tenu de soumettre à l’administration contractante un rapport de vérification des dépenses établi par un auditeur externe pour étayer le paiement sollicité au titre de l’article 15 des conditions générales du contrat de subvention. L’ordonnateur de la commission a besoin de ce rapport, étant donné que le paiement des dépenses demandé par le bénéficiaire est subordonné aux observations factuelles qu’il contient.
1.4 Type de mandat et objectif
Cette vérification des dépenses porte sur l’exécution de certaines procédures convenues en ce qui concerne le rapport financier relatif au contrat de subvention. Cette vérification doit permettre à l’auditeur d’appliquer les procédures spécifiques UE et de soumettre au bénéficiaire un rapport d’observation factuelle en ce qui concerne les procédures spécifiques de vérification mises en œuvre. Dans le cadre d cette vérification, l’auditeur examine les informations factuelles contenues dans le rapport financier du bénéficiaire et les compare aux termes et conditions du contrat de subvention. L’auditeur fournit un avis d’audit.
Procédures, preuves et documentation
L’auditeur planifie les activités de manière à permettre l’exécution d’une vérification efficace des dépenses. L’auditeur met en œuvre les procédures UE ( « Liste des procédures spécifiques à exécuter ») et applique les lignes directrices relatives aux procédures spécifiques à exécuter. L’auditeur se fonde sur les preuves ainsi obtenues pour établir son rapport d’observations factuelles. L’auditeur assortit les points importants de justificatifs qui serviront à étayer le rapport d’observations factuelles et à garantir que les travaux ont été exécutés dans le respect des présents termes de référence.
1.5 Etablissement de rapport
Ce rapport devrait être fourni par l’auditeur à l’Institut Panos Grands Lacs dans un délai de 15 jours ouvrables suivant le jour de la notification du marché.
Autres conditions
Expertise requise
La présente mission d’audit sera exclusivement exécutée par une maison ou un cabinet d’audit remplissant les conditions ci-après :
• Etre un bureau qualifié professionnel de renommée internationale ou nationale dans le domaine des audits financiers, comptables et organisationnel ;
• Disposer d’une expérience prouvée en rapport avec les audits financiers et organisationnel,
• Avoir une maîtrise parfaite dans l’exploitation des logiciels comptables.
• Avoir déjà audité au moins 1 projet financé par l’Union Européenne
Dépôts des dossiers
• Les offres techniques et financières doivent arriver au bureau de l’Institut Panos Grands Lacs sis à 17 Rue d’Italie, Immeuble SOCAR, 4eme étage au plus tard le 21 août 2015 à 12 heures.
Bujumbura, le 07/08/2015
Pour le bénéficiaire
Cyprien Ndikumana
Directeur Général
