Administration Officer / Human Resources Officer (h/f) (100%)
Basé(e) à Bujumbura, Burundi
Objectif et responsabilité de la fonction :
En tant que Administration Officer, assurer l’appui effectif et efficient du processus administratif du bureau de pays (inclu les programmes) et donner un appui administratif et secrétariale au Directeur de Pays et au Directeur de Pays Associé(e)
En tant que Human Resources Officer : donner un appui administratif et organisationnel par rapport au sujet des Ressources Humaines au bureau de pays et au siège à La Haye. Exécuter des tâches administratives liées aux politiques, procédures et stratégies de gestion des Ressources Humaines.
Tâches principales de la fonction :
Administration Officer :
• Préparer, dans le cadre du cycle de projet d’Oxfam Novib et du cycle de projet des bailleurs, la documentation et les rapports tels que les approbations, les contrats, les lettres de transfert, les rappels et lettres de refus ;
• Organiser et contrôler les processus administratifs des programmes avec financement externe en conformité avec les procédures ISO et les exigences des bailleur de fonds ;
• Signaler les écarts dans les différents processus et rappeler les membres du personnel concerné de cela ;
• Organiser les processus, les enregistrements et l’archivage de la documentation et de la correspondance des processus primaires, conformément aux procédures en vigueur et avec l’aide du système automatisé (SAP) ;
• Préparez toutes les réunions du bureau de pays. Si nécessaire, enregistrer les points d’action et / ou rédiger les pv’s, et assurer le suivi ;
• Assurer l’appui secrétarial, administrative et organisationnel au Directeur de Pays et au Directeur de Pays Associé(e).
Human Resources Officer :
• Archivage de tous les documents des ressources humaines
• Assurer le respect et la mise à jour régulière du Manuel des Ressources Humaines, suivre les changements au niveau du Code de Travail et suivre tous les procédures concernant des assurances etc. et coordonner tous les processus.
• Elaborer les contrats d’emploi pour le staff national.
• Planifier les entretiens de fonctionnement et d’appréciation du staff national et international.
• Maintenir un système d’information des formations, administration des formations des staff et garder le contact avec les instituts de formation.
• Coordination des entretiens de recrutement nationaux, élaboration des textes d’annonce de recrutement, assurer leur publication etc.
• Coordonner l’induction des nouveaux staff
Vous possédez :
La nationalité Burundaise
Niveau A1
Une expérience d’un minimum de 3 ans dans un poste similaire (administration et gestion des ressources humaines)
Bonnes connaissances et maîtrise des logiciels Excel et Word et plus généralement du Pack office Microsoft 2007. Connaissance du logiciel SAP est un atout.
Une expérience professionnelle récente importante et attestée avec des ONG en Burundi et/ou en Afrique orientale et centrale ;
Capable de communiquer couramment en français et en anglais (parlé et écrit)
(les deux sont obligatoires ; les candidat(e)s qui ne maîtrisent pas suffisamment l’anglais, sont prié(e)s de ne pas postuler).
D’excellentes compétences sociales ; vous avez l’esprit d’équipe.
Nous offrons :
Un salaire raisonnable tenant compte des réalités du pays.
Procédure de sélection :
Ce poste vous intéresse ? Envoyez votre candidature par écrit en français, comprenant une lettre de motivation et un curriculum vitae avec 3 personnes de référence, à l’attention du Directeur de Pays Oxfam Novib Burundi, en mentionnant le numéro de référence BUR/AO/HR/042016, à l’adresse email suivante jobsburundi@oxfamnovib.nl, avant vendredi le 6 mai 2016 COB.
A noter que seuls les candidats présélectionné(e)s recevront confirmation de leur candidature.